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インターンゲート(トップ) > インターンシップ > インターンシップの心構え
□マナーとは何か
マナーとは、社会において様々な状況や背景を持った人との出会いの中で、お互いを理解し、信頼関係を築いていくうえで円滑なコミュニケーションを実現するための一つのツールです。中でも、ビジネスマナーは大人として知っておくべき一般常識・セオリーであることがほとんどです。基本的なマナーを身につけている人は周囲から信頼され、仕事をしやすくなります。一方で、マナーに欠ける社会人は、自分自身だけでなく所属する会社の品格・品質にまで損害を与えかねません。
論語において「己の欲せざるところは、人に施すなかれ」ともあるように、自分が人にして欲しくないこと、人にされたら不快に感じると思うことを他人にしないように心がける、という点がマナーの第一歩です。これからインターンシップや就職活動に臨む学生の皆さんは、「自分の行動は人にどう見られているか」という点を常に意識しながら行動しましょう。
●あいさつ
人とのコミュニケーションは「あいさつに始まり、あいさつで終わる」と言われるほど大切なものです。あいさつはビジネスの基本。ハキハキとしたあいさつは、上司や同僚はもちろん、取引先にも安心感を与え、仕事をスムーズに進めるきっかけとなります。
出社時の「おはようございます」というあいさつから、退社時の「お先に失礼いたします」 というあいさつまで、場面に合わせて
はっきりと大きな声であいさつをしましょう。
●時間厳守
仕事に限らず、プライベートでも時間を守るということは人として当たり前のルールです。時間を守れない人は、その時点で社会的な信頼をなくしてしまうといってもいいでしょう。特に、面接や営業・打ち合わせなど、相手がいる場合には 「自分のためにわざわざ時間を空けてくれている」という自覚を持って、時間に余裕のある行動を心がけましょう。
時間ぎりぎりに着いて、その時点であせってしまい、言いたいことが言えなかったということはよく聞く話です。遅くとも５分前にはついて、気持ちを整える余裕を持ちましょう。
もし万が一遅れる場合は、わかった時点で必ず連絡し、お詫びと理由、そして「○分後に着きます」と到着時間の見込みを具体的な数字伝えましょう。
●会社の一員としての自覚を持つ
新入社員・インターンシップ生・アルバイトなど、立場は違えど、外の人から見れば同じ会社の人という認識です。自分の不用意な言動が知らず知らずのうちに、会社のイメージやブランドに傷をつけてしまうかもしれません。自分の姿はどんなときでも周りから見られているのだという自覚を持って行動しましょう。
●記憶より記録
会社では上司から指示が飛んだり、タスクが追加されたり、電話応対をしたりと、次から次へと新しい情報が入ってきます。一つ一つの情報を得た時点で「わかりました」といっても、そのままでは新しく入ってくる情報にすぐに上書きされてしまいます。会社に入ったら、どんなシーンでも「メモをきちんととること」は忘れないでください。
メモを取っておけば、単純に忘れたというミスが減らせるだけでなく、自分のやるべきことが目に見えて理解できるので、仕事に順列をつけたり、いつまでに仕事をしなければならないのかといった計画性・段取りといった力も向上していきます。
●スピードより正確さ
自分に仕事が回ってきた時に、張り切って返事をし、勢いよくパソコンに向かう人がいます。もちろん元気よく、ということは非常に大事な要素ですが、それ以上に「与えられた仕事を正確にこなす」という点は忘れてはいけません。
どんなに早くその仕事を終わらせたとしても、それが間違いだらけで結局二度手間ということになってはどうにもなりません。もし間違いに気づかないまま提出し、それがお客様に渡るものであったりすれば、取り返しのつかないことになってしまいます。
まずは仕事を正確にできるようになること、少し遅くても、自分の進捗状況をその都度上司に伝えておけば、それに合ったフォローをしてくれるはずです。正確な仕事ができるようになったら、徐々に仕事のスピードを上げていきましょう。
●批判より吸収新しく会社に入ったときに、その会社ならではのやり方があったり、独自の風土があったりと、今までの自分のいた環境との違いに驚いたり、違和感を感じたりすることもあるでしょう。このやり方はおかしいと感じたり、これは必要ないのではないかと感じることもあると思いますが、いきなりそれをおかしいといっても、何も得られるものはありません。そのやり方がとられているということは何かしら理由があったり、長年の業務の結果でそうなっていることが多いものです。また、そういったことは実際に仕事を経験していく中でしか気づけないことも往々にしてあります。
まずは素直に仕事を覚えて、周りの先輩方の知識や技術を吸収していきましょう。その結果として十分な知識が身についたと感じたら、その上で今の仕事をより効率よく、充実した内容にできるのではないかということに着手していきましょう。
●受身より積極性最近の若手社員は「指示待ち型」と呼ばれているのを聞いたことがあるでしょうか。上司からの指示にだけ従ってればいいと考え、自分からは何も動かない人のことです。
ある会社では、暇になるとすぐにインターネットで業務に関係ないサイトを見る社員がいたそうです。その社員に対して上司が「なぜ仕事をしないのか」と尋ねたところ、「仕事がなにもないから」と答えたそうです。皆さんはこんな社員になりたいでしょうか。
会社に入って始めの頃はもちろん業務を覚えること、指示されたことをこなすことで手一杯になると思いますが、ある程度慣れてくれば与えられた仕事が思ったより早く終わるといった状況も出てくるでしょう。そんな時に漫然と次の指示を待つのではなく、周りを見渡して、手が足りていないような部署を手伝うなど、自分にできることを探してみてください。
またそのときも、「なにかありますか」ではなく、「こんなことしましょうか」という、自分からできることを考えて見つけられると、周りからもしっかり考えられる人だといい評価をもらえ、「こんなこともやってみない」と今までとは違った仕事を任せてもらえることもあるでしょう。
メールも電話も、携帯電話があればどこにいても使える便利なツールではありますが、対面でのコミュニケーションと違って、相手の顔が見えないという特徴があります。自分がこう伝えたつもりでも相手には違ったように受け止められていることもしばしばです。後で言っていたことと違う、ということにならないように、特に５Ｗ１Ｈを意識しながら、もれなく伝え・受け取るようにしましょう。
●電話を受けるとき
・３コール以内にとる。それ以上の場合は「お待たせしました」と一言添える。
・最初の一言は聞こえづらいので、一拍おくか、「はい」と添えてまず自分が名乗る。
「はい、株式会社〇〇です」
・相手が名乗ったら、自分の担当でなくても「いつもお世話になっております」といって感謝の気持ちを伝える
・用件を正確に聞き取り、メモに落とす。
５Ｗ１Ｈ（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって）は特にもらさないように。
わからなければもう一度確認する。
・最後に「ありがとうございました」「失礼します」といって締め、相手が電話を切ったことを確認して自分も受話器を下ろす。
かけたほうが切るまで切らない。電話はかけたほうが先に切るのが原則
●電話をかけるとき
・あらかじめ用件を整理し、話したいことをメモにまとめておく
・携帯電話からかけるときは、電波状況がよいか、周りがうるさくないかに配慮しながら
・相手が出たら、自分の名前を名乗り、担当の部署・担当者を伝えてつないでもらう
●選考会に参加できなくなった場合
・急ぎの用の場合はメールより電話でかける。もし、電話が先方につながらなかった場合はメールでその旨を伝えよう。
・簡潔に状況を説明し、お詫びの言葉を添えて参加できない旨を伝える。
・もし、別の日程で改めて参加したい希望があれば、それを伝えて会社側の都合を伺う。
●企業へのメール 一例
メール サンプル
【宛先】
【ＣＣ】
【件名】 本日はありがとうございました。
�〃鑢召蓮�内容がひと目で分かるよう、忘れずに入れる。
【本文】
株式会社●●
●●社長様
��誰に送っているのかを文頭に。会社名や役職名などは省略しない。
●●大学●●学部の田中明子です。
本日はお忙しい中、面談のお時間を頂きましてありがとうございました。
�Ｃ�から届いたのかが分かるように、学校名・氏名を文章の前半に記す。
今まで会社の方とお話をする機会がなかったので、貴重な経験になりました。
私が６月まで学校の予定で少し忙しいのですが、空いている時間を利用して、
出来る限りお伺いできればと思っています。
また、家で出来る仕事があれば、お伺いできない時間も仕事をさせていただければ
と思います。
夏休みはもともとインターンシップに参加したいと思い、予定を空けておりますので、
金曜日以外はそちらにお伺いできると思います。
お仕事は大変宋ですが、もともと忙しいことは好きで、
２年生の頃はフルで学校に通いながら、夜は１２時過ぎまで
バイトをしていたので、体力にも自信があります。
お仕事をさせていただけるとなれば、精一杯頑張りますので、
ご検討よろしくお願い致します。
�げ燭里燭瓩暴颪い燭里�、目的が伝わるようにできるだけ簡潔に記す。
取り急ぎ、面談のお礼申し上げます。
●●大学●●学部３年
田中明子
�ズ埜紊暴靆召鯑�れるが、派手な飾りなどは控える。
●その他の注意点
・行頭に１字空きは不要。
・改行を行い、見やすく表示。４０字以内が目安。
・ＨＴＭＬ形式を使わず、テキスト形式で送る。
・携帯電話からだと、礼儀に反すると感じる人もいるので、できるだけパソコンから。
・急ぎの場合など、どうしても携帯電話から送信しなければならない場合は、改行を細かく入れるなどして、相手が読みやすい体裁で送る。
■面接の際は面接では、実際に面接官と相対しているときだけでなく、会社に入ってから出て行くまで、全てが見られていると思って臨もう。「常に笑顔」を心がけて、相手に好い印象をもってもらえるようにしよう。
●受付・待合・受付できちんと挨拶をして、自分の大学名と名前・用件を告げる。
・時間ぎりぎりでは慌てたまま面接に臨むことになってしまう。あらかじめきちんと会社の場所を確認し、５分前には着いて気持ちや呼吸を整えるようにしよう。
・待合の時も隣の人と大声で話したり、携帯をいじったりせず、呼吸を整えて姿勢よく舞っていよう。
・面接中に携帯電話が鳴らないよう、あらかじめ電源を切っておくか、マナーモードでバイブレーター・着信音をオフにしておこう。
●面接中
・いすに深く腰掛けたり、背もたれに寄りかかったりせず、背筋を伸ばしてよい姿勢を保とう。
・話す内容だけを意識するのではなく、自分の目線を相手に合わせたり、ジェスチャーを入れたりして、相手に自分のことを伝えようとする意思を見せよう。●面接後・退出
・面接が終わったら、「ありがとうございました」と一礼。時間をとっていただいたことに対しての感謝の意を伝えよう。
・部屋を出る際にも、もう一度面接官の方を向き、「失礼します」と一礼して退出しよう。
・最後に建物を出て行くまで自分が見られているという意識を持って、面接が終わったからといって気かないようにしよう。
＜監修＞
TOPBUC【企画・マーケティング】エキスパート 公認講師
TOPBUC【セールス】エキスパート 公認講師
矢原 香織里（やはら かおり）
株式会社トランジット
8年に渡り、学生のキャリアプランに沿ったインターンシップ支援の
カウンセリングや就職指南を行い、企業と 学生の架け橋として、
現在は日本国内に留まらず、海外インターンシップも手掛ける。また、インターン採用支援の経験を生かし、
新卒採用コンサルティングや学生向けのＥＳ対策や面接対策、
厚生労働大臣認可TOPBUC資格認定講師も行う。
★TOPBUCとは？
厚生労働大臣認可
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